Problematik Retouren

Fallbeispiel Retouren

Mit dem Brief der Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV) hatte bei einem unserer Mandanten, einem Maschinenbauer, niemand gerechnet. Das Schreiben kündigte eine Ursprungsüberprüfung für eine Spezialmaschine an, die erst vor Kurzem nach Deutschland als Retoure exportiert worden war. Erst beim Hervorsuchen der Importzoll-Quittungen merkte man in der Maschinenbaufirma, dass das Ausstellen eines Präferenznachweises für den Re-Export der Maschine gar nicht möglich war. Denn der Endkunde hatte die Maschine als Garantiefall retourniert. Für die damalige Importabwicklung der defekten Maschine wurde kein Präferenznachweis ausgestellt. So wurde die Präferenzkette unterbrochen. Der Maschinenbauer konnte deshalb der EZV den präferenziellen Ursprung nicht belegen. Und das, obwohl doch die Maschine aus dem eigenen Betrieb stammte.

Fast unmöglicher Nachweis

Der geschilderte Fall kommt im Alltag häufig vor. In zahl-reichen Fällen geht die Präferenzeigenschaft eines Produktes durch einen falschen Retourenprozess verloren. Denn wenn ein Produkt gemäss Veranlagungsverfügung Import keine Präferenz besitzt, kann dieser Status kaum noch erlangt werden. Selbst bei aufwendigen Reparaturleistungen reicht die Schweizer Wertschöpfung selten aus, um bei einem «Drittlandprodukt» im Sinne der Freihandelsabkommen, die Präferenzeigenschaft zurückzugewinnen. Falsche Zollquittungen können Ihr Unternehmen früher oder später einholen. Die entsprechenden Unterlagen und auch die Veranlagungsverfügung Import sollten rechtzeitig kontrolliert werden.

Fokus auf Retouren

Für Schweizer Unternehmen ist es wichtig, ihr Retourenmanagement richtig zu strukturieren. Wenn keine klaren Vorgaben existieren, kann es sein, dass die ausländischen Kunden Schweizer Firmen mit «wilden» Rücksendungen konfrontieren. Zuerst müssen betroffene Unter-nehmen mühselig herausfinden, aus welcher Bestellung der Kunde die Güter retourniert hat und aus welchem Grund. Oftmals stellt sich erst zu spät heraus, dass ein Kunde die Zollpapiere nicht korrekt erstellt und dadurch eine falsche Importverzollung hervorgerufen hat. Die zeitfressenden Abklärungen können durch ein strukturiertes Retourenmanagement grösstenteils vermieden werden.

In der Praxis verwenden viele Unternehmen für die saubere Retouren-Abwicklung meistens ein Formular im Rahmen des RMA-Prozesses. Eine RMA-Nummer (Re-turn Merchandise Authorization, sinngemäss «Erlaubnis

zum Retournieren») ist eine interne, eindeutige Identifikationsnummer. Ein gut strukturierter Retourenprozess nimmt Ihre Kunden in die Pflicht und verlangt zum Bei-spiel das Mitliefern aller nötigen Aussenhandelsdaten und Nachweise für das Einsenden einer Retoure.

Genau hinschauen lohnt sich

Wie müssen Ihre Prozesse strukturiert sein, damit Sie eine RMA-Nummer vergeben können? In der Praxis zeigen sich verschiedene wichtige Punkte:

• Verlangen Sie bei Retouren unbedingt eine Pro-forma-Rechnung oder Zollrechnung mit allen wichtigen Daten.
• Achten Sie darauf, dass der Warenwert korrekt de-klariert ist. Eine defekte Maschine ist nicht einfach wertlos und darf deshalb nicht mit bspw. 5 Euro «pro forma» verzollt werden.
• Wenn das Produkt mit Präferenzstatus an den Kunden exportiert wurde, sollte auch die Retoure mit Präferenzstatus importiert werden.

Nach diesen Vorbereitungen kann die RMA-Nummer er-teilt werden und auch auf den Lieferpapieren vermerkt werden. So ist bereits bei Ankunft der Sendung klar, dass es sich um eine von Ihnen autorisierte Rücksendung handelt. Die Annahme von Sendungen, die keine RMA-Nummer aufweisen, muss konsequent verweigert werden. Diese vermeintliche «Umerziehung» dient letztlich dem Wohl der Kunden, denn bei nicht-präferenziellem Reexport müssen Sie ansonsten unnötige Zölle entrichten.

Retourenmanagement

Eine falsche Retoure kann rechtliche Folgen haben. So etwa beim Unterverzollen defekter Geräte: Gibt der Kunde deren effektiven Wert nicht an, handelt es sich um eine Unterfakturierung, was nicht den Zollrichtlinien entspricht. Sofern bewilligungspflichtige Güter willkürlich retourniert werden und der Importeur dafür keine Bewilligung beantragen konnte, da er vom Kunden nicht informiert wurde, kann es im schlimmsten Fall sogar zu einem Strafverfahren führen.

Der Maschinenhersteller, bei welchem die Ursprungs-Überprüfung stattgefunden hat, konnte die Präferenzeigenschaft des Gerätes für den Reexport nicht nachweisen und der Endkunde musste nachträgliche Zollabgaben bezahlen, welche er postwendend beim Hersteller zurückforderte.