MWST-Zoom – Weiterverrechnung von Kosten – eine weniger bekannte MWST-Falle

Im Beratungsalltag zeigt sich regelmässig, dass mehrwertsteuerpflichtige Personen bei der Weiterverrechnung von Drittkosten bzw. Drittleistungen – häufig auch ohne Zuschlag (1:1) – Unsicherheiten bei der mehrwertsteuerlichen Beurteilung haben.

Solche Weiterverrechnungen werden nicht selten fälschlicherweise als «nicht MWST-relevant» eingestuft oder falsch behandelt.

Der vorliegende Beitrag greift dieses Problem auf und zeigt anhand einiger ausgewählter praxisnaher Beispiele die korrekte mehrwertsteuerliche Behandlung von Weiterverrechnungen aus Sicht der Schweizer MWST auf.

Weiterverrechnung als MWST-Bemessungsgrundlage

Die Bemessungsgrundlage der MWST knüpft grundsätzlich an das tatsächlich empfangene Entgelt an, mithin an den tatsächlichen Vermögenszugang beim Leistungserbringer. Zum Entgelt zählt dabei auch der Ersatz aller Kosten, selbst wenn diese gesondert in Rechnung gestellt werden.

Vor diesem Hintergrund und im Lichte der Konzeption der MWST als allgemeine Verbrauchssteuer stellt auch die blosse Weiterfakturierung von Drittleistungen oder Drittkosten ohne eigenen Wertschöpfungsanteil – unabhängig davon, ob diese 1:1, mit Zuschlag oder mit Abschlag erfolgt – einen MWST-relevanten Vorgang dar. Vorbehalten bleiben spezifische Ausnahmetatbestände, insbesondere das Vorliegen von durchlaufenden Posten.

Um eine entsprechende Weiterverrechnung aus mehrwertsteuerlicher Sicht richtig beurteilen zu können, empfiehlt es sich, in einem ersten Schritt dem folgenden Schema zu folgen:

Praxisbeispiele

Praxisbeispiel I – Spesenweiterverrechnung

Ausgangslage: Die mehrwertsteuerpflichtige X erbringt Beratungsleistungen an ein im Inland domiziliertes Unternehmen. Im Rahmen des Auftrags erfolgt unter anderem eine Betriebsbesichtigung, wofür ein Mitarbeiter von X in einem nahegelegenen Hotel übernachtet (Kosten für die Beherbergungsleistung: CHF 250 inkl. MWST zum Sondersatz von 3.8 %). X fakturiert für ihre Beratungsleistung CHF 1’000 und verrechnet zusätzlich die Übernachtungskosten in der Höhe von CHF 250 weiter.

Beurteilung: Bei der Weiterverrechnung der Übernachtungskosten handelt es sich um einen Kostenersatz, der im Rahmen der erbrachten Beratungsleistung angefallen ist. Die MWST-Beurteilung dieses Kostenersatzes richtet sich nach der von X erbrachten Leistung. X erbringt gegenüber ihrem Kunden eine Beratungsleistung und keine Beherbergungsleistung. Das Entgelt in der Höhe von CHF 1’250 unterliegt somit dem Normalsatz von 8.1 %; eine Weiterfakturierung der Beherbergungskosten zum Sondersatz von 3.8 % ist nicht zulässig.

Praxisbeispiel II – Zentrale Beschaffung im Konzern

Ausgangslage: Die mehrwertsteuerpflichtige Muttergesellschaft X mit Sitz im Inland übernimmt im Rahmen der zentralen Beschaffung sämtliche erforderlichen Hotelbuchungen für Konzernmitarbeitende in der Schweiz. Die Buchungen erfolgen im eigenen Namen und auf Rechnung von X.

Periodisch fakturiert X den im In- und Ausland domizilierten Konzerngesellschaften die im Zusammenhang mit den gebuchten Übernachtungen entstandenen Kosten (inklusive eines Zuschlags) weiter.

Beurteilung: X fakturiert im eigenen Namen bezogene Drittleistungen (Beherbergungsleistungen) weiter, ohne dass diese im Zusammenhang mit einer zusätzlichen eigenen Leistung bzw. Wertschöpfung verbunden sind. Die MWST-Beurteilung richtet sich nach den jeweils weiterverrechneten Beherbergungsleistungen – dies gilt auch für den Zuschlag.

Die in der Schweiz gelegenen Beherbergungsleistungen sind zum Sondersatz von 3.8 % weiter zu verrechnen, unabhängig davon, ob die empfangende Konzerngesellschaft im In- oder Ausland domiziliert ist.

Die Weiterfakturierung hat aufgrund der engen (konzerninternen) Verbundenheit zu Drittpreisen zu erfolgen (Zuschlag).

Praxisbeispiel III – Fremdauslagen als Durchlaufposten

Ausgangslage: Der mehrwertsteuerpflichtige Rechtsanwalt X bestellt im Namen und auf Rechnung eines Klienten einen Grundbuchauszug. Die damit verbundene Gebühr wird vom Rechtsanwalt X bevorschusst. Bei Rechnungsstellung seiner Leistungen weist der Rechtsanwalt X die Grundbuchgebühr auf seiner Rechnung gesondert aus. Die Weiterfakturierung der Grundbuchgebühr erfolgt ohne Zuschlag. Die Zahlungsflüsse werden vom Rechtsanwalt X erfolgsneutral auf einem Durchlaufkonto verbucht.

Beurteilung: Der Rechtsanwalt X tritt vorliegend lediglich als Stellvertreter des Klienten – der Klient ist Schulder der Gebühr – auf. Er bestellt den Grundbuchauszug im Namen und auf Rechnung des Kunden und verrechnet die entstandenen Kosten (Fremdauslagen/Gebühren) ohne Zuschlag weiter. Die Weiterfakturierung hat beim Rechtsanwalt X keine mehrwertsteuerlichen Folgen, da ein Durchlaufposten vorliegt. Das bedeutet, dass auf der weiterverrechneten Gebühr keine MWST geschuldet ist.

Praxisbeispiel IV – Wechsel der Ortsbestimmung bei Weiterverrechnung / Sub-Unternehmer

Ausgangslage: Das mehrwertsteuerpflichtige Beratungsunternehmen X erhält einen Auftrag von einem Unternehmen mit Sitz im Ausland zur Durchführung einer Marketingstudie. Da X nicht über das erforderliche branchenspezifische Know-how verfügt, beauftragt es die im Inland ansässige, mehrwertsteuerpflichtige Z mit der Durchführung der Studie. X gibt das Ergebnis in eigenem Namen an den ausländischen Auftraggeber weiter. Z fakturiert ihre Leistung an X. X fakturiert die Leistung in eigenem Namen an den ausländischen Auftraggeber weiter. Aufgrund eines vereinbarten Kostendaches erfolgt die Weiterverrechnung ohne Zuschlag.

Beurteilung: Beratungsleistungen unterliegen dem Empfängerortsprinzip. Bei der Weiterverrechnung solcher Dienstleistungen kann sich der Ort der Leistungserbringung ändern.

Die von Z an X erbrachte Beratungsleistung gilt als im Inland erbracht und unterliegt der MWST zum Normalsatz. Die von X an den ausländischen Leistungsempfänger erbrachte Beratungsleistung gilt als im Ausland erbracht und unterliegt damit nicht der schweizerischen MWST. Ob die Weiterfakturierung ohne Zuschlag erfolgt bzw. zu welchem Entgelt die Beratungsleistung weiterverrechnet wird, ist für die MWST-Beurteilung – solange keine enge Verbundenheit zwischen den Parteien besteht – nicht relevant.

Fazit

Die genannten Beispiele zeigen einige Tücken der Weiterverrechnung von Drittleistungen bzw. Drittkosten im Praxisalltag auf. Es lohnt sich, Weiterverrechnungen im MWST-Auge zu behalten und im Grundsatz von MWST-relevanten Vorgängen auszugehen.

Eine ausführlichere Auseinandersetzung mit Praxisbeispielen im Bereich der Weiterverrechnung erfolgt zudem anlässlich unseres T+R MWST-Kongresses 2026 vom 16. Juni 2026. Eine Anmeldung ist noch möglich (Link).