Genehmigung des GV-Protokolls – Genehmigung anlässlich der Generalversammlung durch die Aktionäre?

Wir stellen fest, dass eine überwiegende Mehrheit der Traktandenlisten von Generalversammlungen von Aktiengesellschaften im KMU Bereich vorsieht, dass über das Protokoll der letzten Generalversammlung abgestimmt wird. Entspricht dieses Traktandum den gesetzlichen Vorschriften und steht den Aktionären die Genehmigung des Protokolls der letzten Generalversammlung überhaupt zu?

Gemäss Art. 698 Abs. 2 OR stehen der Generalversammlung folgende unübertragbare Befugnisse zu:

1. die Festsetzung und Änderung der Statuten;
2. die Wahl der Mitglieder des Verwaltungsrates und der Revisionsstelle;
3. die Genehmigung des Lageberichts und der Konzernrechnung;
4. die Genehmigung der Jahresrechnung sowie die Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinnes, insbesondere die Festsetzung der Dividende und der Tantieme;
5. die Entlastung der Mitglieder des Verwaltungsrates;
6. die Beschlussfassung über die Gegenstände, die der Generalversammlung durch das Gesetz oder die Statuten vorbehalten sind.

Zudem schreibt Art. 689 OR vor, dass der Aktionär seine Rechte in den Angelegenheiten der Gesellschaft, wie Bestellung der Organe, Abnahme des Geschäftsberichtes und Beschlussfassung über die Gewinnverwendung ausübt.

In den beiden vorgenannten Gesetzesartikeln ist jedoch nirgends ersichtlich, dass auch das Protokoll der letzten Generalversammlung zu genehmigen ist.

Wem obliegt es nun, das letzte GV-Protokoll zu genehmigen?
Gemäss Peter Böckli im «Schweizer Aktienrecht» gehört zu den Pflichten des Verwaltungsrates die Führung des Protokolls während der Generalversammlung. Dieses ist im Wesentlichen ein Beschlussprotokoll. Es muss also nur die Beschlüsse und Wahlen wiedergeben, ohne dass der Verlauf der Debatte mit ihren wesentlichen Gesichtspunkten im Protokoll zum Ausdruck kommen müsste. Absolut unerlässlich ist die Angabe der Abstimmungsergebnisse zu jedem Beschluss. Hinsichtlich des Protokolls sind u.a. folgende Punkte zu beachten:

• im Protokoll müssen die Begehren um Auskunft bzw. Einsicht und die Antworten und die von den Aktionären «zu Protokoll» gegebenen Erklärungen verzeichnet werden;
• zu protokollieren ist der «Einspruch» eines Aktionärs gemäss Art. 691 (Teilnahme unberechtigter Personen an der Generalversammlung).

Das Protokoll über die Generalversammlung ist ein «Schriftstück», nicht ein andersartiger Datenträger. Tonbandaufnahmen können das Protokoll nicht ersetzen. Es ist vom Leiter der Versammlung (in der Regel vom Präsident des Verwaltungsrates) und dem Protokollführer zu unterzeichnen.

Obwohl es in zahlreichen Gesellschaften Brauch ist, untersteht das Protokoll der Generalversammlung nicht der Genehmigung durch die darauffolgende Versammlung. Das Protokoll kann nur bis zur Auflegung zur Einsicht durch die Aktionäre berichtigt oder ergänzt werden.

Eine spätere Abänderung kommt nur in extremen Ausnahmefällen in Frage und müsste in geeigneter Form transparent gemacht werden.

Diese Handhabung lässt sich auch bei kotierten Gesellschaften beobachten. Anlässlich deren Generalversammlungen ist das Protokoll der letzten Generalversammlung nie (oder in extrem seltenen Fällen) ein Punkt auf der Traktandenliste.

Die Aktionäre haben zudem lediglich ein Recht auf Einsicht in das Protokoll. Einen Anspruch auf Aushändigung einer vollständigen Kopie haben sie nicht. Wer nicht mehr Aktionär ist, hat sein Einsichtsrecht verloren, ausser wenn ausnahmsweise noch ein Recht aus der Zeit der Aktionärseigenschaft in Frage steht und dieses geltend gemacht werden kann.

Das Gesetz enthält keine Frist für die Erstellung des Protokolls und damit für den Beginn der Einsichtnahme. Vor allem fehlt der Hinweis, das Protokoll über die Beschlüsse müsse «unverzüglich» erstellt werden. In der Praxis sind Verschleppungen über Monate, ja bis in den Einberufungszeitraum der nächsten Generalversammlung festzustellen. Nachdem das Gesetz die Frist von zwei Monaten für die Erhebung einer Anfechtungsklage in Art. 706a OR als Verwirkungsfrist ausgestaltet hat, ist das Protokoll somit spiegelsymmetrisch zur 20-tägigen Einberufungsfrist, d.h. spätestens 20 Tage nach der Versammlung, zu erstellen.

Fazit
Das Protokoll der Generalversammlung ist aus gesetzlicher Sicht nicht anlässlich der nächsten Generalversammlung durch die Aktionäre zu genehmigen. Es versteht sich von selbst, dass dies vom Verwaltungsrat freiwillig in die Traktandenliste aufgenommen und darüber an der Generalversammlung abgestimmt werden darf. Sollte er dieses Traktandum weglassen, besteht seitens der Aktionäre jedoch kein Anspruch darauf, dieses «wie in früheren Jahren» wieder in die Traktandenliste aufzunehmen.

Autoren

Vincent Studer
dipl. Wirtschaftsprüfer Partner Mitglied der Geschäftsleitung Geschäftsbereich Wirtschaftsprüfung