Digitalisierung der Geschäftsbelege mit der Abacus Software

Stapeln sich bei Ihnen auch die Geschäftsbelege und Sie wissen nicht mehr wohin mit den Ordnern? Quillt Ihr E-Mail-Archiv mit elektronischen Rechnungen über? Brauchen Sie jedes Mal viel Zeit beim Versand der Lohnabrechnungen und Lohnausweise? Erfolgen die Spesenabrechnungen noch mit Papierbelegen? Wenn ja, dann sollten Sie ein paar Minuten in den nachstehenden Beitrag investieren.

Einführung

Verschiedenste ERP-Anbieter haben sich in den letzten Jahren in der automatisierten und papierlosen Abwicklung von Geschäftsprozessen weiterentwickelt. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen eine konkrete Möglichkeit der Unterstützung im Bereich der Digitalisierung der Geschäftsbelege anhand der Abacus Software vor.

AbaScan und Archivierung

Wenn Sie bereits mit der Abacus Software arbeiten, können AbaScan und Archivierung einfach in die bestehenden Prozesse integriert werden. Falls die Buchhaltung durch uns geführt wird, ist es ebenfalls möglich diese Funktionen zu nutzen. Dazu können Sie Ihre Geschäftsbelege als PDF an Ihre Ansprechperson bei der T+R AG zustellen. Wir kümmern uns um alles weitere.

Die gescannten PDF-Belege werden in der Abacus Inbox aufgelistet. Dort können auch direkt PDF-Dokumente aus der E-Mail-Ablage eingefügt werden. Danach können sie in dieser Anwendung überprüft und falls notwendig auch noch gelöscht werden, sofern sie noch nicht archiviert sind.

Bei der Verarbeitung werden automatisch die Beleginformationen, wie z.B. Lieferant, Bankverbindung und QR-Referenzzeile gelesen und somit erübrigt sich das Erfassen dieser Informationen von Hand.

Der Beleg wird anschliessend in der Abacus Kreditorenbuchhaltung weiterverarbeitet und gespeichert.

Sobald der Beleg vollständig erfasst ist, können im Dossier (siehe untenstehende Abbildung) noch separate Dokumente (Bestellungen, E-Mail-Verkehr usw.) beigefügt werden, damit der Geschäftsfall lückenlos im Abacus dokumentiert ist.

Die Geschäftsbelege sind als PDF jederzeit aufrufbar und können so auch Dritten oder Mitarbeitenden ohne Zugriff auf eine Abacus Software digital zur Verfügung gestellt werden. Dies erleichtert auch das Aufbereiten der Unterlagen für die Revisionsstelle, eine AHV-Prüfung, eine Buchprüfung usw.

Elektronische Visierung der Kreditorenbelege

Mit der Abacus Visumskontrolle wird der Prozess der Rechnungskontrolle und Visierung spürbar beschleunigt und vereinfacht. Im Visumsprozess kann jederzeit auf die digitalisierten PDF-Originalbelege zugegriffen und somit im betrieblichen Ablauf gänzlich auf Papier verzichtet werden.

Die betrieblichen Abläufe können in der Visumsstruktur hinterlegt werden, so dass alle involvierten Personen die für sie bestimmten Belege einsehen und visieren können.
Die Visumsverantwortlichen erhalten die Belege in die Abacus Inbox (siehe untenstehende Abbildung), in der sie diese anhand der PDF-Dokumente prüfen und bezüglich Kontierung oder Buchungstext selbst bearbeiten können.

Auch eine Aufteilung auf mehrere Konten und nach MWST-Sätzen ist möglich. Zudem können Bemerkungen erfasst und Belege auch abgelehnt werden, falls diese nicht mit der Bestellung übereinstimmen oder an einen falschen Visumsverantwortlichen zugestellt wurden. Diesfalls werden die Belege an die Finanzverantwortlichen zur Korrektur zurückgewiesen. Sofern die Belege korrekt sind, können sie visiert werden. Nach der Visumsfreigabe werden sie automatisch an den Vorgesetzten und – nach dessen Visum – an die Finanzverantwortlichen zur Zahlung weitergeleitet.

Lohnabrechnung und Lohnausweise per verschlüsseltem E-Mail-Versand (Inca-Mail) oder über das Mitarbeiter-Portal MyAbacus

Die monatliche Lohnverarbeitung und -auszahlung ist mittlerweile in vielen Unternehmungen dank Softwarelösungen deutlich effizienter geworden. Jedoch wird der Versand der Lohnabrechnungen und Lohnausweise vielerorts nach wie vor in Papierform vorgenommen. Dies kann unkompliziert auf eine vollständig digitale Verarbeitung umgestellt werden. Dabei wird dem Datenschutz dank Verschlüsselung bzw. Mehrphasen-Autorisation grosse Beachtung geschenkt.

Inca-Mail

Mit Inca-Mail lassen sich Lohnabrechnungen und Lohnausweise direkt und nachweisbar aus der Abacus Lohnbuchhaltung als verschlüsseltes E-Mail an die Mitarbeitenden versenden. Der Empfang der Dokumente erfolgt geräteunabhängig und passwortgeschützt.

Mitarbeiter-Portal MyAbacus

Mitarbeitende und Vorgesetzte können ortsunabhängig auf ihre persönlichen Daten zugreifen. Neben der Einsicht in ihre Stammdaten können auch die monatliche Lohnabrechnung oder der Lohnausweis im Mitarbeiter-Portal (siehe untenstehende Abbildung) abgerufen werden. Zudem können weitere Dokumente, wie. z.B. Abrechnungen von Sozialversicherungen oder Mitarbeiterbeurteilungen usw. abgelegt werden.

Änderungen ihrer Stammdaten können die Mitarbeitenden selbständig im Portal vornehmen. Auch die Beantragung von Kinderzulagen, Ferien oder Krankheitsmeldungen sind im MyAbacus mit nur wenigen Klicks möglich. Die Personalverantwortlichen werden direkt im Abacus über Mutationen und Anträge informiert und können diese weiterbearbeiten. Das Mitarbeiter-Portal lässt sich zudem auch an die Abacus Zeiterfassung anbinden.

Spesenabrechnung

Die Spesenerfassung und -auszahlung wird von Unternehmung zu Unternehmung sehr unterschiedlich gehandhabt. Papierabrechnungen und Barauszahlungen verursachen jedoch einen Mehraufwand, der durch die Integration in die Abacus Software verringert werden kann.

Integration in Mitarbeiter-Portal MyAbacus

Die Spesen können direkt durch die Mitarbeitenden in MyAbacus erfasst werden. Die Spesenbelege können als PDF hinterlegt, nach Spesenart und MWST-Sätzen aufgeteilt und mit der Spesenbuchung verknüpft werden. Die Weiterbearbeitung in der Abacus Lohnbuchhaltung erfolgt durch die Finanz- und HR-Verantwortlichen.
Der Freigabeprozess kann auf die Vorgesetzen ausgeweitet werden. Auch die Integration der Firmenkreditkarte ist möglich. Alternativ ist der Einsatz der Smartphone App
AbaClik 3 möglich, die die ortsunabhängige Spesenerfassung zulässt.

Fazit

Eine zeitgemässe elektronische Ablage der Geschäftsbelege erleichtert den Arbeitsalltag und hilft den Papierverbrauch zu reduzieren und die Ablage zu optimieren.
Die elektronische Belegverarbeitung mit der Abacus Software ermöglicht es Ihnen, sämtliche Geschäftsbelege gesetzeskonform und platzsparend aufzubewahren. Zudem sind diese jederzeit einfach als PDF aufrufbar.

Selbstverständlich kann daneben auch eine andere Software im Bereich Digitalisierung der Geschäftsbelege im Einsatz stehen. Abacus bietet zu vielen Softwareanbietern eine Schnittstelle an, so dass Daten aus Fremdprogrammen importiert werden können.

Die Vielzahl der Möglichkeiten, sei es bei Abacus oder auch bei anderen Programmen, bedingt aus unserer Sicht eine genaue Analyse der derzeitigen und künftigen Bedürfnisse Ihrer Unternehmung. Mittels Programmwechsel resp. Erweiterungen werden oftmals Grundlagen für die nächsten fünf bis zehn Jahre geschaffen. Eine sorgfältige Analyse, wenn möglich ohne Zeitdruck, hilft hierbei nachhaltig in der Umsetzung und zukünftigen Anwendung.

Für die Umsetzung oder weitere Auskünfte stehen Ihnen Ihre Ansprechpersonen bei der T+R AG gerne zur Verfügung.